Chaos im Mail-Postfach: Wir schaffen Abhilfe

Kennen Sie das auch? Jeden Morgen, wenn Sie im Büro Ihren Rechner einschalten, erwartet Sie eine Flut von E-Mails. Womöglich haben Sie mehrere Adressen, deren Konten Sie verwalten müssen. Die meisten Mails können Sie getrost vergessen, aber: Sie müssen zumindest einen Blick auf Absender und Betreff werfen, um nicht eine wichtige Nachricht aus Versehen zu löschen. Es gibt jedoch ein paar nützliche Tools und Tricks, um Ihnen die Sichtung zu erleichtern. An dieser Stelle möchten wir Ihnen zehn Tipps vorstellen, mit denen Sie das Chaos in Ihrer In-Box besser in den Griff bekommen.

1. Richtig verwalten

Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, sollten Sie diese vernünftig verwalten. Ansonsten müssen Sie für jede Adresse auf der Webseite des entsprechenden Providers Ihr Passwort aufrufen. Abhilfe schaffen Programme wie Microsoft Outlook oder das kostenlose Modzilla Thunderbird. Mit diesen Tools können Sie sämtliche Adressen auf einer Oberfläche verwalten und haben Ihren gesamten Posteingang immer im Blick.

2. Filter anwenden

Filter können nützlich sein, wenn Sie zum Beispiel immer wieder Spam-Mails oder nicht erwünschte Werbung vom gleichen Absender bekommen. Mit der richtigen Filterung landen solche Mails direkt im Papierkorb, ohne dass Sie Zeit damit verschwenden müssen. Falls Sie Probleme mit Filtern haben, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

3. Löschen

„Man muss auch löschen können!» Bei sehr vielen Mails – Werbung oder ungefilterter Spam – erkennen Sie bereits am Absender oder am Betreff, dass sie für Ihre Arbeit völlig unwichtig sind. Denken Sie gar nicht groß darüber nach – löschen Sie sie sofort. Ansonsten wird Ihre In-Box voller und voller und Sie verlieren irgendwann den Überblick. Also: Trennen Sie sofort die Spreu vom Weizen.

4. Archivieren – ja oder nein?

Viele Menschen neigen dazu, sich eine komplexe Ordnerstruktur anzulegen, innerhalb der sie alle oder den größten Teil Ihrer Mails archivieren. Ein Ordner für jeden Kunden, jeden Lieferanten, für private Angelegenheiten usw. Im Büroalltag ist dies eine immense Zeitverschwendung, wenn man einer Studie glauben darf, die im Auftrag von IBM entstanden ist. Die Forscher beobachteten dafür 345 Nutzer mit langer Erfahrung beim Umgang mit rund 85.000 E-Mails. Ein Teil von ihnen beließ die Post einfach in der In-Box, der andere sortierte sie nach verschieden Kriterien wie Absender, Inhalte oder Dringlichkeit. Das Ergebnis war eindeutig: Die Sortierer brauchten mehr Zeit für die Bearbeitung, vor allem bei der späteren Suche nach bestimmten Vorgängen.

5. Beantworten

Antworten Sie nur auf Mails, die wirklich eine Antwort erfordern. Unverbindliche Anfragen sollten Sie genauso schnell in den Papierkorb schieben wie Spam oder unerwünschte Werbung.

6. Spätere Bearbeitung

Hier lohnt es sich, für Mails, die Sie später bearbeiten oder beantworten wollen, einen Ordner anzulegen. Auf diese Weise haben Sie alle Nachrichten, die eine Reaktion Ihrerseits erfordern, gebündelt in einer „Schublade».

7. Delegieren

Sie erhalten eine Mail, deren Thematik eigentlich von einer Kollegin oder einem Kollegen bearbeitet wird? Leiten Sie diese direkt weiter und löschen Sie sie aus Ihrem Postfach. Sie müssen sich nicht weiter damit beschäftigen.

8. Aufgaben erledigen

Wenn Sie Mails bekommen, die bestimmte Aufgaben enthalten, können Sie auch diese Nachrichten in einem gesonderten Ordner zwischenspeichern. Oder Sie legen sich nach guter alter Art eine To-do-Liste mit Stift und Papier an. In diesem Fall können Sie die entsprechende Mail auch direkt in die „Rundablage» geben.

9. Vorlagen gestalten

Falls Sie viele Mails bekommen, die sich ähneln oder immer die gleiche Fragestellung beinhalten – beispielsweise Anforderungen von Prospekten oder Katalogen Ihres Unternehmens – sollten Sie sich Vorlagen einrichten oder von Ihrem IT-Administrator einrichten lassen. Diese können Sie mit zwei oder drei Mausklicks als Antwort verschicken, und das Thema ist erledigt.

10. Bearbeitungsrhythmus

Was sich besonders bewährt hat, ist die Einführung eines persönlichen Bearbeitungsrhythmus. Legen Sie für sich eine Zeitspanne fest, in der Sie in Ruhe und konzentriert alle Mails beantworten. Als günstige Zeit hat sich der späte Nachmittag kurz vor Feierabend erwiesen, denn dann kommen erfahrungsgemäß deutlich weniger E-Mails bei Ihnen an als am Vormittag.

Versuchen Sie doch einfach mal, diese Tipps umzusetzen. Sie werden sehen, dass Sie sich langfristig im Umgang mit Ihren E-Mails mehr und mehr entspannen und sich eine Menge Zeit und Stress ersparen.