Die effiziente Organisation von Architekturbüros

Architekturbüros stehen nach wie vor vor großen Herausforderungen, da die wirtschaftliche Situation der Branche immer noch als durchwachsen und schwierig gilt. Besonders junge Architekturbüros haben immer noch große Schwierigkeiten, sich nachhaltig am Markt zu etablieren. Viele Architekten haben in der Zwischenzeit erkannt, dass eine effiziente Organisation im Architekturbüro wesentlich zum wirtschaftlichen Erfolg beitragen kann. In schwierigen Zeiten kann eine gut strukturierte Organisation sogar als maßgebliche Grundvoraussetzung für das Überleben des Architekturbüros betrachtet werden.

Was versteht man unter dem Begriff ‚Büroorganisation‘ im Architekturwesen?

Viele verwechseln den Begriff ‚Büroorganisation‘ immer noch mit dem Begriff ‚Projektorganisation‘. Obwohl es natürlich in vielerlei Hinsicht thematische Überschneidungen gibt, ist die Zielsetzung der beiden Organisationsformen unterschiedlich definiert. Die Büroorganisation nimmt sich zum Ziel, in erster Linie die Effizienz des Büroerfolgs zu steigern, während die Projektorganisation ausschließlich den Erfolg eines einzelnen Projekts anvisiert.

Besondere Probleme, die im Zusammenhang mit der Organisationsplanung von Architekturbüros auftreten können

Die Organisation von Architekturbüros ist generell ein schwieriges Unterfangen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Zum einen ist die Arbeit im Architekturbüro in aller Regel projektbezogen, zum anderen sind die Tätigkeiten von Architekten stark generalistisch ausgeprägt.

Die projektbezogene Arbeit stellt besondere Anforderungen an die Flexibilität der Büroorganisation. So gilt das Arbeitsaufkommen in den meisten Architekturbüros als besonders ungleichmäßig. Als Ursache hierfür kann unter anderem die schwankende Auftragslage betrachtet werden. Darüber hinaus können die Arbeiten, die in einem Architekturbüro anfallen, nicht annäherungsweise mit einem konventionellen Bürobetrieb, wie es zum Beispiel in der Immobilienverwaltung der Fall ist, verglichen werden.

Das Spektrum an Tätigkeiten ist in einem Architekturbüro ausgesprochen vielfältig und breit. Schließlich umfassen die Tätigkeiten eines Architekten nicht nur Entwurfs- und detaillierte Ausführungsplanungen, sondern oftmals auch noch die Leitung auf der Baustelle. Darüber hinaus haben sich die Architekten im Laufe der Jahre diverse neue Tätigkeitsfelder erschlossen. Dazu zählen zum Beispiel Tätigkeiten in den Bereichen Energieberatung, Facilitymanagement, Projektsteuerung oder Immobilienbewertung.

Das stark generalistisch ausgeprägte Spektrum an Tätigkeiten eines Architekten ist somit ebenfalls ein maßgeblicher Grund, weshalb die Büroorganisation ein Höchstmaß an Flexibilität erlauben muss.

Welche Bereiche umfasst die Büroorganisation im Architekturwesen?

Zur Organisation in einem Architekturbüro gehören in erster Linie die Bereiche Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen und Akquisition. Bei größeren Büros kommt zusätzlich der Bereich Bürodienste hinzu. Eine klare Trennung der Bereiche ist sinnvoll, um die konkreten Tätigkeiten und die Verantwortungen gezielt zuweisen zu können. Nur so kann die Effizienz der Büroorganisation im Architekturbüro gesteigert werden.

Der Bereich Finanz- und Rechnungswesen im Rahmen der Büroorganisation von Architekturbüros

Vor allem bei größeren Architekturbüros sollte das Thema Finanzwesen nicht unterschätzt werden. Das Finanzwesen kann generell in eine strategische und in eine operative Ebene untergliedert werden. Die strategische Ebene umfasst zum Beispiel die sogenannte Finanzplanung. Im Rahmen der Finanzplanung werden Themen wie die Liquiditätsplanung und die Kapitalbedarfsplanung diskutiert.

Grundsätzliches Ziel der Finanzplanung ist es, den Fortbestand und die Zahlungsfähigkeit des Architekturbüros zu sichern. Bereiche wie das Rechnungswesen und das Controlling können als operative Ebene bezeichnet werden, da diese Tätigkeiten regelmäßig und häufig bewerkstelligt werden müssen. Der personelle Aufwand für das Rechnungswesen und Controlling ist generell nicht zu unterschätzen. Eine gute Software kann hier jedoch sehr dazu beitragen, Zeit und letzten Endes auch Geld zu sparen.

Das Personalwesen im Architekturbüro

Ein hoher Wettbewerbsdruck und knapp kalkulierte Honorare führen zwangsläufig dazu, dass das zur Verfügung stehende Personal optimal zum Einsatz kommen muss, um den Fortbestand des Büros zu gewährleisten. Dabei spielt es eigentlich keine Rolle, ob es sich bei den Mitarbeitern um feste Angestellte, um freie Mitarbeiter oder um Praktikanten handelt.

Die Effizienz des gesamten Teams sollte gesteigert werden, ohne die einzelnen Mitarbeiter zu überlasten. Diese Aufgabe stellt im Architekturbüro oftmals eine schmale Gratwanderung dar, da die Auftragslage branchenbedingt sehr schwanken kann. Letzten Endes gilt der Bereich Personal als größter Kostenfaktor, die ein Architekturbüro zu tragen hat.

Auf der operativen Ebene umfasst das Personalwesen in einem Architekturbüro im Wesentlichen die Themen Verträge, Urlaubsdisposition und Gehälter. Der Bereich Personalwesen greift nicht nur in wirtschaftliche Abläufe des Büros ein, sondern auch in soziale Prozesse. Aus diesem Grund gewinnt dieser Bereich auch in Großunternehmen immer mehr an Bedeutung.

Die Auswirkungen von sozialen Prozesse in einem Büro wurden für eine lange Zeit unterschätzt. Inzwischen ist allgemein bekannt, dass mit der Mitarbeiterzufriedenheit auch die Arbeitsproduktivität gesteigert werden kann. Das Architekturwesen durchläuft zurzeit einen tiefgreifenden Wandel. Die Branche wird immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Das Tätigkeitsspektrum für Architekten ist weiter gewachsen. Aus diesem Grund sollte auch in einem etablierten Architekturbüro das Thema Fortbildung im Rahmen der Personalentwicklung eine wichtige Rolle spielen. Dazu zählen zum Beispiel intensive Schulungen in den Bereichen CAD, Projektmanagement oder Energieberatung.

Die Akquisition im Bereich Architektur

Unter dem Begriff ‚Akquisition‘ werden im Grunde genommen sämtliche Maßnahmen bezeichnet, die dazu dienen, Kunden zu gewinnen. In aller Regel übernimmt der Inhaber des Architekturbüros die Akquisearbeit persönlich. Letzten Endes repräsentiert er mit seinem Namen das Büro in der Öffentlichkeit. Eine eigene Marketingabteilung können sich die meisten Planungsbüros aufgrund der Zusatzkosten wohl kaum leisten. Wichtig ist jedoch, dass sämtliche Akquiseprozesse strukturiert und dokumentiert werden. Das gilt selbstverständlich auch hinsichtlich des Personal- und Kostenbudgets für Architekturwettbewerbe. Auf diese Weise können Fehler bei der Beschaffung von Projekten besser ausfindig gemacht und unnötige Kosten vermieden werden.

Der Bereich Bürodienste

Die Organisation eines Architekturbüros verlangt ein hohes Maß an Flexibilität. Die Berufspraxis zeigt, dass im Architekturbüro immer wieder Arbeiten anfallen, die im Grunde genommen kaum einkalkuliert werden können. Dies betrifft zum Beispiel den Bereich IT. Zu diesen außerordentlichen Tätigkeiten zählen unter anderem das Installieren von neuer Software, das Einrichtungen von neuen Arbeitsumgebungen oder das Lösen von Netzwerkproblemen.

Darüber hinaus können im Zusammenhang mit dem Plotten von Plänen immer wieder Probleme und Sonderaufgaben entstehen. Es ergibt Sinn, diese Aufgaben zu erfassen und den Personen zuzuordnen, die dafür geeignet erscheinen und die für diese Bereiche Verantwortung übernehmen können. Auf diese Weise kann im Büro wesentlich routinierter gearbeitet werden. Darüber hinaus sollte überprüft werden, inwiefern diese speziellen Aufgabenbereiche gegebenenfalls dem Sekretariat übergeben werden können. Oftmals werden diese kleinen Aufgaben gerne den Praktikanten anvertraut. Dies ist jedoch nicht immer sinnvoll, da gerade bei den unregelmäßig anfallenden Arbeiten Fehler weniger schnell auffallen als bei Routinearbeiten im Büro.