Öffentliche Bauaufträge: So setzen Sie sich bei europaweiten Ausschreibungen gegen Ihre Mitbewerber durch!
Ausschreibungsverfahren in Europa: Kennen Sie die Spielregeln?
In Europa sind öffentliche Ausschreibungen für Bauleistungen durch das Government Procurement Agreement (GPA) geregelt. Es definiert Schwellenwerte, Fristen für die Bearbeitung der Angebote, Modalitäten für die Veröffentlichung der Ausschreibungen oder Bestimmungen über den Ausschluss von Bietern. Von der Ausschreibungsbekanntmachung über die Angebotserstellung bis zur Ertei lung des Zuschlags ist es ein langer Weg, der gemeistert werden muss. Unterschiedliche Fristen bestimmten den Verlauf des Ausschreibungsverfahrens.
Diese Fristen sollten Sie unbedingt kennen:
‣ Die Anforderungsfrist ist der Termin bis zu dem die Ausschreibungsunterlagen angefordert werden können.
‣ Innerhalb der Bewerbungsfrist muss der Teilnahmeantrag mit den Vergabeunterlagen eingereicht werden.
‣ Die Angebotsfrist ist der Zeitraum, in dem Sie Ihr Angebot erarbeiten und einreichen müssen.
‣ Mit der Abgabe des Angebots beginnt die Bindefrist. In dieser Zeit sind Sie an Ihr Angebot gebunden und können es nicht mehr ändern oder zurückziehen.
8 Tipps für europaweite Ausschreibungen!
Das reibungslose Abwickeln einer Ausschreibung ist entscheidend – nicht nur um den Auftrag an Land zu ziehen, sondern auch um Ressourcen im eigenen Unternehmen zu schonen. Denn die Teilnahme an einer Ausschreibung macht viel Arbeit. Mit diesen Tipps investieren Sie Ihre Zeit nicht umsonst und steigern Ihre Chance auf eine erfolgreiche Ausschreibung:
Vorbereitung der Teilnahme: Chancen realistisch betrachten
Führen Sie eine gründliche Markt- und Preisanalyse durch, bevor Sie sich zur Teilnahme an einer Ausschreibung entscheiden. Informieren Sie sich über den Auftraggeber und die Mitbewerber.
Sich ins Gespräch bringen: Persönliche Kontakte zum Auftraggeber pflegen
Nehmen Sie persönlichen Kontakt zu öffentlichen Auftraggebern auf. Denn schon im Vorfeld von Ausschreibungen sind Bauherren auf fachkundige Beratung und Lösungsansätze angewiesen. Besonders aber während des Verfahrens sollten Sie persönliche und regelmäßige Kontakte zum Auftraggeber pflegen.
Gemeinsam stark: Mit Bietergemeinschaften an große Aufträge kommen
Sofern größere Aufträge nicht in Fachlose unterteilt werden, können Sie als kleines oder mittleres Unternehmen durch die Bildung einer Bietergemeinschaft an den anvisierten Auftrag kommen. Das Gesetz sieht ausdrücklich eine Gleichsetzung von Bietergemeinschaften gegenüber Einzelbewerbungen vor. Die Fristen zur Angebo tseinreichung sind kurz bemessen, deshalb sollten sich zukünftige Bietergemeinschaften frühzeitig zusammenschließen, um dann im Falle einer passenden Ausschreibung für die Angebotserstellung bereit zu sein.
Ausschreibung starten: Verdingungsunterlagen prüfen
Sobald Sie die Ausschreibungsunterlagen vom Auslober erhalten oder downloaden, prüfen Sie diese auf Vollständigkeit. Eine Übersicht der Anlagen finden Sie im Angebotsschreiben. Fordern Sie fehlende Unterlagen unverzüglich an, denn wenn Sie Unterlagen unvollständig abgeben, können Sie sofort vom Verfahren ausgeschlossen werden.
Unklarheiten: Fragen sofort klären
Wenn Sie Fragen zur Ausschreibung haben, sollten Sie diese schnellstmöglich mit dem Auftraggeber klären. Unklarheiten können z. B. bei missverständlichen Formulierungen oder bei Widersprüchen zwischen Bekanntmachung und Vergabeunterlagen auftreten. Bieterfragen müssen immer schriftlich gestellt werden. Formulieren Sie Ihre Fragen immer klar und präzise und unterbreiten Sie Abhilfevorschläge.
Formalitäten: Vorsicht bei der Angebotserstellung
Auftraggeber stellen hohe Anforderungen an die Bieter bei der Bearbeitung der Ausschreibungsunterlagen. Scheitern Sie nicht an den Formalitäten!
‣ Änderungen an den Vergabeunterlagen: Nehmen Sie grundsätzlich keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vor – keine Streichungen, Randnotizen oder nicht vorgesehene Eintragungen.
‣ Nebenangebote: Auch geringfügige Abweichungen von der geforderten Leistung sind unzulässig. Geben Sie Nebenangebote nur ab, wenn diese explizit zugelassen sind und kennzeichnen Sie diese deutlich.
‣ Fehlende Nachweise: Geben Sie alle geforderten Nachweise und Erklärungen ab. Achten Sie darauf, in welcher Form diese gefordert werden. Die Dokumente dürfen oft nicht älter als 3 Monate sein.
‣ Fehlende Preisangaben: Tragen Sie alle vom Auftraggeber geforderten Preisangaben ein. Machen Sie die Angaben in Euro und nehmen Sie keine Mischkalkulationen vor.
‣ Fehlende Unterschriften: Unterschreiben Sie an der oder den vorgeschriebenen Stellen. Bei Bietergemeinschaften müssen alle Mitglieder unterschreiben. Unterschriften sollten immer mit Datum und Firmenstempel versehen werden.
‣ Verspätete Angebotsabgabe: Das Verspätungsrisiko tragen grundsätzlich Sie als Bieter. Achte n Sie also darauf alle Fristen, auch die Uhrzeit, einzuhalten. Alle relevanten Fristen eines Verfahrens finden Sie in den der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen.
Kalkulieren: Der Preis entscheidet
Erfahrungsgemäß spielt der Preis eine herausragende Rolle bei der Zuschlagsvergabe. Neben Betriebs- und Folgekosten können aber auch qualitative Aspekte wie Umwelteigenschaften oder Serviceleistungen berücksichtigt werden. Das wirtschaftlich günstigste Angebot gewinnt.
Rügenmanagement: Rechte durchsetzen
Bei Vergabeverstößen des Auftraggebers können Sie Ihre Rechte im Rahmen des Bieterschutzes durchsetzen. Bei EU-weiten Vergabeverfahren müssen Sie die von Ihnen erkannten Verstöße bei der Vergabestelle schriftlich rügen. Ohne eine unverzügliche Rüge ist ein späteres Nachprüfungsverfahren nicht möglich. Die Nachprüfung beginnt auf Antrag.
