Wie Sie mit 5 gezielten Schritten Ihren Jour fixe effektiver machen

Meetings, Meetings, Meetings … Im modernen Arbeitsleben jedes Architekten vergeht kaum ein Tag, an dem nicht mindestens eine Teambesprechung angesetzt ist. Viele Angestellte empfinden diese Zusammenkünfte in der Regel als Zeitverschwendung, die sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhält und ihre Konzentration schwächt. Das muss aber nicht sein, wenn Vorbereitung und Organisation stimmen. Denn grundsätzlich sind regelmäßige Meetings sinnvoll und notwendig, gerade wenn es um die Abwicklung von komplexen Bauprojekten geht. Sie benötigen allerdings eine eindeutige Struktur und eine konsequente Steuerung.

Viele Angestellte halten den Jour fixe für Zeitverschwendung

Eine Studie [https://de.atlassian.com/time-wasting-at-work-infographic/], die sich mit dem Thema Zeitmanagement befasst und mehrere Umfragen vergleicht, kommt zu einem ernüchternden Ergebnis. Danach müssen Angestellte jeden Monat durchschnittlich an 62 Meetings teilnehmen, von denen sie die Hälfte als überflüssig empfinden. Dafür vergeuden sie laut eigener Aussage insgesamt 31 Stunden ihrer monatlichen Arbeitszeit. In diesem Zusammenhang drängt sich natürlich die Frage auf, was Sie als Führungskraft tun können, um den Jour Fix effektiver zu gestalten.

Jour fixe als Teil des Qualitätsmanagements bei Bauprojekten

An Bauprojekten sind stets verschiedene Teams mit unterschiedlichen Aufgaben beteiligt – Architekten, Bauherr, Fachplaner, Bauleitung, Handwerker. Ohne Koordination und ständige Kontrolle der Ist-Situation würde jede Baustelle sehr schnell im Chaos versinken. Ein wöchentlicher Jour fixe hilft dabei, das Zusammenspiel aller Beteiligten zu regeln und für auftretende Probleme und Fehler effektive Lösungen zu erarbeiten. Wenn Sie für Meetings dieser Art verantwortlich sind, müssen Sie die manchmal divergierenden Interessen, aber auch das gemeinsame Ziel vor Augen haben und im Jour fixe jeweils auf den Punkt bringen können. Wir möchten Ihnen an dieser Stelle einige Vorschläge aufzeigen, wie Sie die Besprechung so gestalten, dass ein für alle Teilnehmer zufriedenstellendes Ergebnis erreicht wird.

5 Schritte für ein gelungenes Meeting

Schritt 1: Tagesordnung festlegen

Legen Sie die Tagesordnung im Voraus fest und senden Sie sie rechtzeitig an alle Teilnehmer. Geben Sie diesen die Möglichkeit, noch vor dem Meeting eigene Tagesordnungspunkte einbringen zu können. Vermeiden Sie zu Beginn des Jour fixe die Frage, ob noch jemand etwas hinzufügen möchte. Das führt meist zu unfruchtbaren Diskussionen, weil der Großteil der Anwesenden nicht auf zusätzliche Themen vorbereitet ist. Besser ist es, diese Punkte auf die nächste Sitzung zu verschieben.

Schritt 2: Teilnehmer auswählen

Laden Sie nur diejenigen Kollegen und Mitarbeiter ein, die an dem jeweiligen Projekt oder Teilprojekt beteiligt bzw. dafür verantwortlich sind. Versenden Sie auch in diesem Fall vorab eine Liste, damit jeder weiß, wer am Jour fixe teilnimmt. Thematisch Unbeteiligte würden sich nur langweilen und im schlimmsten Fall die anderen Teilnehmer ablenken.

Schritt 3: Zeitliche Eingrenzung

Grenzen Sie den Jour fixe zeitlich klar ein. Legen Sie den Beginn sowie das Ende fest und weisen Sie nach Möglichkeit auch jedem einzelnen Tagesordnungspunkt (TOP) einen bestimmten Zeitrahmen zu. Weniger wichtige Themen können schnell abgehandelt werden, um den wichtigen mehr Diskussionsspielraum zu geben. So setzen Sie Prioritäten und können einschreiten, wenn die Teilnehmer abschweifen oder sich verzetteln.

Schritt 4: Pünktlich beginnen und enden

Beginnen Sie immer pünktlich, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Wenn Sie Abweichungen zulassen, wird sich mit der Zeit jeder das Recht herausnehmen, später zu kommen. Lassen Sie die Unpünktlichen ruhig ein schlechtes Gewissen haben: Diese werden beim nächsten Jour fixe bestimmt nicht zu spät kommen. Sorgen Sie dafür, dass die Endzeit eingehalten wird. Wenn das Meeting ständig überzogen wird, führt das nicht nur zu Frustration bei den Teilnehmern, sondern auch zu mangelnder Konzentration und damit zu mangelhaften Ergebnissen. Im Zweifelsfall ist es besser, offene TOPs auf den nächsten Jour fixe zu verschieben oder eine neue Besprechung am nächsten Tag in einem eventuell kleineren Rahmen anzusetzen.

Schritt 5: Ergebnisprotokoll verfassen (lassen)

Verfassen Sie unbedingt ein Ergebnisprotokoll, in dem alle Entscheidungen bzw. die nächsten Aktionen festgehalten werden. Das Protokoll kann auch reihum geschrieben werden, so dass jeder TOP von einem anderen Teilnehmer bearbeitet wird. Versenden Sie es einen oder zwei Tage später an alle Anwesenden. Dann kann sich niemand herausreden, er hätte etwas nicht mitbekommen oder vergessen. Zudem dient ein Protokoll der langfristigen Dokumentation aller Treffen.

Der besondere Tipp: Meetings im Stehen abhalten

Probieren Sie ruhig mal etwas Neues: Halten Sie Ihren Jour fixe im Stehen ab! Viele Manager berichten von ihren positiven Erfahrungen mit dieser Methode. Gruppen, die ihre Meetings stehend verbringen, kommen nicht nur zu den gleichen Ergebnissen wie im Sitzen, sondern benötigen durchweg auch weniger Zeit dafür, sie arbeiten also deutlich effizienter. Hinzu kommt noch, dass das „Ritual» des Stehens die Teilnehmer mehr zusammenschweißt und ihren Teamgeist stärkt.

Die genannten Vorschläge für die Gestaltung des Jour fixe lassen sich je nach Art eines Projekts natürlich abwandeln oder ergänzen. Wenn Sie als Führungskraft regelmäßig für Meetings verantwortlich sind, werden Sie schnell merken, was wichtig ist, und mit der Zeit Ihre eigene Routine entwickeln.

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